Postup pri certifikácii TUOL
Organizáciu a riadenie skupinovej formy certifikácie trvalo udržateľného obhospodarovania lesov popisuje technický dokument TD SFCS 1002:2021 Skupinová certifikácia obhospodarovania lesov - požiadavky.
Zástupca skupiny, ktorý je žiadateľ o skupinovú certifikáciu má nasledovné práva a povinnosti :
- Zaviesť a udržiavať systém riadenia skupiny pre všetkých účastníkov skupiny.
- Zastupovať skupinovú organizáciu v certifikačnom procese, vrátane komunikácie a vzťahov s certifikačným orgánom, podania žiadosti o certifikáciu a zmluvného vzťahu s certifikačným orgánom.
- Uplatňovať od účastníkov skupiny podiel nákladov súvisiacich s účasťou v skupinovej certifikácii.
- Zaviesť písomné postupy riadenia skupinovej organizácie.
- Zaviesť písomné postupy pre prijímanie nových účastníkov skupinovej organizácie. Tieto prijímacie postupy musia obsahovať minimálne overenie kontaktných údajov nového žiadateľa, jasné určenie jeho lesného majetku a jeho veľkosti.
- Zaviesť písomné postupy pre pozastavenie a vylúčenie účastníkov, ktorí neopravia/neuzavrú nezhody z rozsahu skupinovej certifikácie. Účastník vylúčený zo skupiny na základe nezhôd nesmie byť prijatý skôr ako 12 mesiacov po vylúčení.
- Viesť zdokumentované informácie o:
i. dodržiavaní požiadaviek štandardu trvalo udržateľného obhospodarovania lesov alebo iných platných požiadaviek certifikačného systému zástupcom skupiny a účastníkov
ii. všetkých účastníkoch, vrátene ich kontaktných detailov, identifikácie lesného majetku a jeho veľkosti
iii. certifikovanej výmere
iv. implementácii interného monitorovacieho programu, jeho revízie a akýchkoľvek podniknutých preventívnych alebo nápravných opatreniach - Nadviazať vzťahy so všetkými účastníkmi, ktoré sú založené na záväznej písomnej dohode, ktorá musí obsahovať záväzok účastníkov o dodržiavaní štandardu trvalo udržateľného obhospodarovania lesov. Zástupca skupiny musí mať písomnú zmluvu alebo inú písomnú dohodu so všetkými účastníkmi, ktorá obsahuje právo zástupcu skupiny implementovať a vymáhať akékoľvek nápravné a preventívne opatrenia a iniciovať vylúčenie ktoréhokoľvek účastníka z rozsahu certifikácie v prípade nezhody so štandardom trvalo udržateľného obhospodarovania lesov.
- Zabezpečiť účastníkom dokument potvrdzujúci účasť v skupinovej certifikácii lesa
- Poskytnúť všetkým účastníkom informácie a návod požadovaný pre efektívne zavedenie a udržiavanie štandardu trvalo udržateľného obhospodarovania lesov alebo iných platných požiadaviek lesného certifikačného systému.
- Riešiť nezhody oznámené od členov skupiny, ktoré boli identifikované v rámci iných PEFC certifikácií ako v danej skupinovej certifikácii a zabezpečiť ich implementáciu so všetkými členmi skupiny.
- Vykonávať interný monitorovací program, ktorý umožňuje hodnotenie zhody účastníkov s požiadavkami certifikácie.
- Vykonávať ročný program interného auditu, ktorý pokrýva členov skupiny a zástupcu skupiny.
- Vykonávať manažérske preskúmanie skupinovej certifikácie lesa a konať na základe výsledkov takéhoto preskúmania.
- Informovať o výsledkoch auditov a zistených nezhodách všetkých účastníkov certifikácie, na základe výsledkov auditov zaviesť a vymáhať akékoľvek nápravné a preventívne opatrenia.
- Sledovať a preverovať spôsob a kvalitu plnenia nápravných a preventívnych opatrení.
- Zabezpečiť plnú spoluprácu a asistenciu pre efektívne reagovanie na všetky požiadavky certifikačného orgánu, akreditačného orgánu, medzinárodnej Rady PEFC alebo NRO na relevantné údaje, dokumentáciu alebo iné informácie, umožniť vstup na lesné pozemky, ktoré sú zahrnuté do skupinovej organizácie a ostatných prevádzok, či už v spojitosti s formálnymi auditmi alebo preskúmaniami, alebo ináč spojené alebo majúce vplyv na systém riadenia.
- Určiť člena manažmentu, ktorý je celkovo kompetentný a zodpovedný za riadenie procesu trvalo udržateľného obhospodarovania lesov a certifikácie lesov, bez ohľadu na jeho ostatné povinnosti.
- Do 1 mesiaca od obdržania verejne sprístupniť zhrnutie správy z auditu vypracované certifikačným orgánom, vrátane zhrnutia zistení o zhode so štandardmi hospodárenia v lesoch.
Práva a povinnosti účastníka certifikácie sú nasledovné:
- Poskytnúť zástupcovi skupiny záväznú písomnú dohodu, ktorá obsahuje záväzok dodržiavať štandard trvalo udržateľného obhospodarovania lesov alebo iné platné požiadavky lesnej certifikačného systému. Účastník skupiny vylúčený z akejkoľvek certifikačnej skupiny sa nesmie uchádzať o prijatie do skupiny skôr ako 12 mesiacov po vylúčení.
- Poskytnúť zástupcovi skupiny informácie týkajúce sa predchádzajúcej účasti v skupine.
- Dodržiavať štandard trvalo udržateľného obhospodarovania lesov alebo iné platné požiadavky lesnej certifikačnej schémy, ako i požiadavky systému riadenia, vrátane kontraktorov vykonávajúcich v lese hospodárske operácie na základe kontraktu s vlastníkom alebo obhospodarovateľom. To znamená, že obhospodarovateľ je priamo zodpovedný za to, že dodávateľská služba je vykonaná v súlade s požiadavkami schémy.
- Poskytnúť plnú spoluprácu a podporu a efektívne reagovať na všetky požiadavky od zástupcu skupiny alebo certifikačného orgánu na relevantné údaje, dokumentáciu alebo iné informácie, umožniť prístup do lesa a ostatných zariadení, či už v spojitosti s vykonávanými auditmi, preskúmaniami, alebo ináč spojené alebo majúce vplyv na systém riadenia.
- Uhradiť podiel nákladov súvisiacich s účasťou v skupinovej certifikácii.
- Informovať zástupcu skupiny o nezhodách identifikovaných v rámci iných PEFC certifikácií než v danej skupinovej certifikácii.
- Realizovať príslušné nápravné a preventívne opatrenia vyplývajúce z auditov certifikačného orgánu, interných auditov a zavedených zástupcom skupiny pre všetkých členov skupiny.
- Vypracúvať sebahodnotenie zhody hospodárenia so štandardom trvalo udržateľného obhospodarovania lesov a s ním súvisiacich požiadaviek SFCS.
- Prijímať preventívne a nápravné opatrenia a kontrolovať ich plnenie.
- Separovať drevnú hmotu pochádzajúcu z necertifikovaných a kontroverzných zdrojov.
- Informovať zástupcu skupiny o zmene výmery certifikovaných lesov alebo identifikačných údajov.
- Podať odvolanie voči rozhodnutiu zástupcu skupiny o udelení/neudelení osvedčenia o účasti na skupinovej certifikácii prípadne vylúčení z procesu certifikácie.
- Určiť osobu zodpovednú za plnenie požiadaviek štandardu trvalo udržateľného obhospodarovania lesov a s ním súvisiacich požiadaviek SFCS.
- Vytvoriť primerané organizačné usporiadanie s popisom kompetencií a kontrolných mechanizmov pri plnení politiky TUOL.
Skupinový certifikát je vydaný zástupcovi skupiny certifikačným orgánom na základe kladného výsledku vykonaného auditu. Skupinový certifikát sa vydáva na dobu maximálne 5 rokov. Individuálnym vlastníkom/obhospodarovateľom lesov, ktorí sa zúčastnili skupinovej certifikácie vydá zástupca osvedčenie o účasti na skupinovej certifikácii. Platnosť osvedčenia o účasti na skupinovej certifikácii je časove obmedzená na dobu platnosti skupinového certifikátu. Zhoda s požiadavkami u každého účastníka sa preveruje každoročne počas platnosti certifikátu. Porušovanie certifikačných kritérií môže viesť k vylúčeniu účastníka z certifikácie. Voči rozhodnutiu žiadateľa o nezahrnutí alebo vylúčení zo skupinovej certifikácie sa môže vlastník/obhospodarovateľ odvolať prostredníctvom zástupcu na certifikačný orgán.
PEFC certifikované subjekty môžu na propagačné účely používať PEFC ochranné známky s vlastným registračným číslom.
Náklady spojené so získaním osvedčenia o účasti na skupinovej certifikácií sa zvyčajne týkajú:
- Zavedenia požiadaviek na systém riadenia u vlastníka alebo obhospodarovateľa lesov. Súvisia s vypracovaním potrebnej dokumentácie a zavedenia požadovaných postupov. Tieto náklady sú jednorázové.
- Vykonania úvodného auditu žiadateľom a auditu certifikačným orgánom. Súčasťou ceny za vykonanie úvodného auditu a ceny za vykonávanie periodických ročných dozorových auditov je aj tzv. notifikačný príspevok, ktorý každoročne certifikačný orgán vyberá v prospech správcu certifikačného systému PEFC a slúži na rozvoj schémy PEFC. Výšku týchto príspevkov určuje PEFC Slovensko. Aktuálnu výšku príspevkov určuje Cenník príspevkov za PEFC notifikáciu.
V prípade záujmu o získanie certifikátu trvalo udržateľného obhospodarovania lesov je potrebné skontaktovať zástupcu skupiny, ktorým sú LESY SR, š.p.