Usmernenie k vykonávaniu auditov PEFC spotrebiteľského reťazca počas obmedzení v súvislosti s COVID-19
Vzhľadom k rozširovaniu sa ochorenia COVID-19 po celom svete a zavedeniu cestovných a zdravotných opatrení, vydala Medzinárodné rada PEFC v Ženeve usmernenie pre vykonávanie auditov PEFC spotrebiteľského reťazca (COC). Usmernenie vychádza z dokumentov medzinárodného akreditačného fóra (IAF) a nedávno aktualizovaného medzinárodného štandardu PEFC ST 2003:2020 Požiadavky na certifikačné orgány vykonávajúce certifikáciu podľa medzinárodného štandardu PEFC pre spotrebiteľský reťazec. Dokument je platný od 10. marca 2020 až do odvolania.
Certifikačný orgán (CO) musí mať vypracovanú politiku a postupy, ktoré obsahujú popis krokov, ktoré CO podnikne v prípade, že sa u certifikovanej organizácie zaznamenal výskyt ochorenia COVID-19. Okrem špecifických požiadaviek na takéto postupy musí CO bezodkladne informovať PEFC o všetkých zmenách, ktoré majú vplyv na certifikáty.
Certifikačné a recertifikačné audity
Certifikačné a recertifikačné audity nie je možné vo všeobecnosti nahradiť auditmi na diaľku.
Avšak v prípade, že CO je schopný vykonať certifikačný alebo recertifikačný audit na diaľku s použitím nástrojov informačných a komunikačných technológii (IKT) podľa požiadaviek smernice IAF MD 4 možno použiť audit na diaľku v nasledovných prípadoch pre:
- certifikované spoločnosti, ktoré nepoužívajú fyzickú separáciu,
- organizácie, ktoré od posledného auditu nenakúpili ani nepredali žiadnu surovinu s PEFC vyhlásením.
Pri recertifikačných auditoch u ostatných organizácii, na ktoré sa nevzťahujú vyššie uvedené výnimky, je možné predĺžiť platnosť certifikátov najviac o tri mesiace, ktoré je však potrebné po ukončení trojmesačného obdobia následne preskúmať pri akceptovaní platných cestovných a lekárskych odporúčaní. Hneď po zrušení cestovných a zdravotných obmedzení, sa budú audity vykonávať podľa platnej normy a ostatných uplatniteľných postupov. Pre akýkoľvek recertifikačný audit, ktorý sa neuskutoční po zrušení cestovných obmedzení, sa platnosť certifikátu pozastaví.
Dozorové audity
Dozorové audity na mieste môžu byť nahradené inými audítorskými technikami, napríklad preskúmaním dokumentácie a záznamov, pričom obdobie medzi auditmi na mieste nesmie presiahnuť dva roky (plus tri mesiace), v prípade ak:
- certifikačný orgán dokáže preukázať, že použité audítorské techniky poskytujú dostatočnú spoľahlivosť, že certifikovaná organizácia dodržiava certifikačné kritéria,
- pri predchádzajúcom certifikačnom, dozorovom alebo recertifikačnom audite neboli identifikované žiadne nezhody, alebo v prípade nezhody možno jasne overiť inými audítorskými technikami splnenie nápravných opatrení,
- organizácia nenakupovala významné rizikové dodávky,
- organizácia poskytne certifikačnému orgánu všetky záznamy, ktoré sa musí podľa požiadaviek COC štandardu uchovávať, alebo zoznam všetkých záznamov, ktoré certifikačnému orgánu umožnia vykonať nezávislé vzorkovanie,
- predložené záznamy poskytujú dostatočný dôkaz, že organizácia alebo jej súčasti nenakupovali alebo nepredávali od posledného auditu žiadnu surovinu alebo výrobky s PEFC vyhlásením.
Ak nie je možné dozorový audit nahradiť inými audítorskými technikami uvedenými vyššie, je možné odložiť termín dozorového auditu najviac o tri mesiace, pričom je potrebné po ukončení trojmesačného obdobia ho následne preskúmať pri akceptovaní platných cestovných a lekárskych odporúčaní. Hneď po zrušení cestovných a zdravotných obmedzení, sa budú audity vykonávať podľa platnej normy a ostatných uplatniteľných postupov.
Program interného auditu vo viacmiestnych organizáciách
Pre interné audity vo viacmiestnych organizáciách platia nasledovné pravidlá:
Interné audity na mieste môžu byť nahradené inými audítorskými technikami, napríklad preskúmaním dokumentácie a záznamov, pričom obdobie medzi internými auditmi na mieste nesmie presiahnuť dva roky (plus tri mesiace), v prípade ak:
- interný audítor dokáže preukázať, že použité audítorské techniky poskytujú dostatočnú spoľahlivosť, že certifikovaná organizácia dodržiava certifikačné kritéria,
- pri predchádzajúcom certifikačnom, dozorovom, recertifikačnom alebo internom audite neboli identifikované žiadne nezhody, alebo v prípade nezhody možno jasne overiť inými audítorskými technikami splnenie nápravných opatrení,
- členovia viacmiestnej organizácie poskytnú internému audítorovi všetky záznamy, ktoré sa musia podľa požiadaviek COC štandardu uchovávať, alebo zoznam všetkých záznamov, ktoré certifikačnému orgánu umožnia vykonať nezávislé vzorkovanie,
- predložené záznamy poskytujú dostatočný dôkaz, že členovia viacmiestnej organizácie nenakupovali alebo nepredávali od posledného auditu žiadnu surovinu alebo výrobky s PEFC vyhlásením.
Ak nie je možné dozorový audit nahradiť inými audítorskými technikami uvedenými vyššie, je možné odložiť termín dozorového auditu najviac o tri mesiace, pričom je potrebné po ukončení trojmesačného obdobia ho následne preskúmať pri akceptovaní platných cestovných a lekárskych odporúčaní. Hneď po zrušení cestovných a zdravotných obmedzení, sa budú audity vykonávať podľa platnej normy a ostatných uplatniteľných postupov.
Overovanie nápravných opatrení
Nápravné opatrenia pri otvorených nezhodách možno overiť inými audítorskými technikami ako je overenie na mieste, ak má CO istotu, že tieto techniky preukazujú dostatočne jasné dôkazy na vykonanie overenia.
Ak nápravné opatrenia pri otvorených nezhodách nie je možné jasne overiť inými audítorskými technikami, uplatňujú sa tieto pravidlá:
- pre certifikáty a pozastavenou platnosťou sa pozastavenie predlžuje, kým nebude možné uskutočniť overenie nápravných opatrení. Neoverenie nápravných opatrení z dôvodu obmedzení spojených s COVID-19 nevedie k zrušeniu certifikátu. Hneď po zrušení cestovných a zdravotných obmedzení sa overenie uskutoční návštevou na mieste.
- pre platné certifikáty, ktorých nápravné opatrenia čakajú na overenie, možno lehotu na overenie predĺžiť najviac o tri mesiace, pričom je potrebné po ukončení trojmesačného obdobia ho následne preskúmať pri akceptovaní platných cestovných a lekárskych odporúčaní. Hneď po zrušení cestovných a zdravotných obmedzení, sa budú audity vykonávať podľa platnej normy a ostatných uplatniteľných postupov.
